En un mundo cada vez más globalizado y digitalizado, la industria de la organización de eventos ha adquirido una enorme relevancia. Se trata de un sector en constante evolución donde se ha pasado de la organización de simples reuniones al diseño de experiencias creadas para conectar marcas con públicos, generar impacto y construir relaciones. Hoy en día, la organización de eventos es una disciplina que requiere profesionalismo, creatividad y precisión.

¿Cómo se ha transformado este sector? Y, sobre todo, ¿cómo garantizar que un evento sea exitoso y se desarrolle sin inconvenientes? La clave está en la planificación detallada y el seguimiento de un protocolo estructurado. La planificación de un evento, lejos de ser algo que se organiza de forma espontánea, sigue una serie de fases y prácticas recomendadas que aseguran el buen desarrollo de cualquier acto.

La evolución del sector de eventos

El sector de los eventos ha experimentado una enorme evolución en las últimas décadas. Si en el pasado la planificación de un evento se limitaba a la logística básica, en la actualidad se ha convertido en una herramienta al servicio de la comunicación y el marketing de las empresas, donde se busca reforzar relaciones a través de ofrecer una vivencia única a los asistentes, creando valor y promoviendo la imagen de las marcas.

La planificación: fases del proceso de organización de un evento

La planificación de un evento no es una tarea improvisada. Todo buen organizador sabe que debe seguir un procedimiento organizado, que incluye diversas etapas que aseguran que el evento sea exitoso y sin contratiempos.

Fase 1: definición del objetivo y el público
Antes de empezar con cualquier aspecto logístico, es crucial definir el propósito del evento (¿es un lanzamiento de producto? ¿Una conferencia educativa? ¿Un evento social?) y conocer al público objetivo. Esto guiará todas las decisiones posteriores y ayudará a elegir el tipo de evento, la ubicación, el tono y el formato adecuado.

Fase 2: elaboración del plan

El plan debe ser detallado y abarcar todos los aspectos del evento, desde la elección del lugar, la gestión de proveedores, la programación de actividades hasta la estrategia de comunicación. Es en esta fase donde se asignan presupuestos, se establecen plazos y se organiza el equipo de trabajo. Para ello los organizadores de eventos diseñan un cronograma con todas las tareas a realizar y sus responsables, de manera que nada pueda quedar en el olvido.

Fase 3: ejecución

Esta es la fase operativa, donde todo lo planeado se pone en marcha. Implica la gestión de los recursos, la supervisión del montaje del evento, la coordinación con los proveedores y la preparación para cualquier imprevisto.

Fase 4: evaluación y feedback

Una vez concluido el evento, es fundamental realizar una evaluación para determinar qué salió bien y qué se puede mejorar para futuras ediciones. Esto incluye encuestas a los asistentes, análisis de la cobertura mediática y revisión de los objetivos alcanzados. Además, se debe realizar un informe de calidad de los proveedores utilizados que a su vez medirá cada aspecto del evento.

El protocolo: una parte esencial del éxito

El protocolo rige la organización de las ceremonias y los actos oficiales y solemnes, pero también marca el comportamiento de muchos otros ámbitos de la vida cotidiana, así como en los eventos de carácter privado o social. Por tanto, debemos entender el protocolo aplicado a la organización de eventos, como el conjunto de normas y buenas prácticas que garantizan el desarrollo adecuado de un evento, respetando el orden, la formalidad y la estructura.

Tipos de protocolo:

Podemos hacer una clasificación de los distintos tipos de protocolo según el área en el que se aplican y así conocer cómo y cuándo debemos aplicarlo.

Protocolo Oficial

Este tipo de protocolo se fundamenta en la legislación estatal o regional y tiene carácter obligatorio. Se aplica en actos en los que intervienen instituciones públicas del Estado, garantizando un orden riguroso y el respeto a las normas establecidas por la administración.

Protocolo Social

Se refiere a las normas de cortesía, educación y buenas maneras que deben observarse en actos y reuniones de carácter social. Aunque no es obligatorio por ley, su cumplimiento es esencial para una convivencia armoniosa y respetuosa.

Protocolo Diplomático
Es una extensión del protocolo oficial y se aplica específicamente a los actos en los que participa personal diplomático en representación de su país. Incluye normas internacionales de cortesía, precedencia y ceremonial.

Protocolo Militar

Conjunto de normas que regulan tanto los actos institucionales organizados por las fuerzas armadas como las rutinas diarias de sus miembros. Su objetivo es mantener el orden, la jerarquía y la disciplina propias de estas organizaciones.

Protocolo Universitario y Académico

Establece el orden y jerarquía entre los cargos principales de una institución educativa, tales como rectores, decanos, catedráticos y doctores honoris causa. Es muy visible en actos solemnes como graduaciones, investiduras o inauguraciones académicas.

Protocolo de Empresa

Diseñado según la estrategia de comunicación de cada compañía, este protocolo regula el comportamiento, la imagen y las relaciones en los actos corporativos. Su aplicación varía dependiendo del tipo de empresa, sus valores y objetivos.

Protocolo Internacional

Rige las relaciones entre altos cargos de diferentes Estados, como presidentes, ministros o embajadores. Su correcta aplicación es clave para mantener el respeto mutuo entre naciones y evitar conflictos diplomáticos.

Protocolo Deportivo

Organiza las precedencias y ceremoniales durante los eventos de organismos deportivos. Incluye desde la colocación de autoridades hasta la ejecución de himnos y entrega de premios, respetando normas tanto nacionales como internacionales.

Protocolo Eclesiástico

Regula las precedencias, tratamientos, símbolos y vestimenta de las autoridades religiosas. También incluye las normas para el desarrollo de actos litúrgicos y ceremonias dentro de las distintas confesiones religiosas.