¿Qué es la Comunicación Empresarial?

Cuando hablamos de comunicación empresarial, hacemos referencia a ese conjunto de procesos y estrategias necesarios que deben desarrollarse en una organización para establecer relaciones fluidas entre los públicos externos e internos que la componen.

Es necesario diferenciar entre la comunicación como elemento de gestión estratégica, y la comunicación como acto o proceso que interrelaciona herramientas y soportes. La comunicación como área de gestión estratégica orientará las acciones para transmitir información y generar transparencia en una organización. Y la gestión abordará todas las acciones de las distintas áreas de la organización. Para Costa (1999), toda acción, todo acto, significa y con ello comunica, independientemente de la voluntad de quien lo hace. Toda comunicación es una acción, un modo de actuar de unos con otros. Sin embargo, y a pesar de estas evidencias, los teóricos de la organización, del management, de la comunicación incluso, tanto las empresas como las ciencias empresariales han ignorado la ciencia de la comunicación durante más de medio siglo a favor exclusivo de la ciencia económica, la administración y los resultados.

Los expertos definen la comunicación como el proceso por el que los individuos interaccionan entre sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones con el fin de informar, influir o cambiar comportamientos. Aplicada al mundo laboral, la comunicación es una actividad consustancial en la vida de cualquier empresa. Las relaciones que se producen entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación. Es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema”, “el cemento que mantiene unidas las unidades de la organización” (Lucas Marín, 1997). Por lo tanto, el papel que desempeña la comunicación en la empresa es vital. Es un elemento fundamental y resulta imprescindible desarrollar estrategias comunicativas por parte de profesionales de la misma.

¿Por qué es importante la comunicación empresarial?

La comunicación es un vehículo, mediante el cual se transmite la identidad, la esencia de la empresa, su cultura, su razón de ser, su misión, visión y valores. Pero esta función no es cuestión baladí, puesto que no sólo se trata de transmitir seleccionando los medios y canales idóneos para contactar con los públicos, sino que hay que ser lo que la imagen muestra, para contar y decir lo que somos como empresa, con total coherencia entre los que somos y lo que decimos que somos. Y este hecho, significa afrontar por parte de las organizaciones un ejercicio de responsabilidad a la hora de construir los mensajes de modo transparente y ético. Aquí entra en juego otra razón más para apostar por la comunicación empresarial, y es la reputación que otorgan los distintos públicos o stakeholders, tanto internos como externos a las organizaciones. Si queremos generar confianza y construir y consolidar una buena reputación, la transparencia es un elemento fundamental para cualquier tipo de organización (Herranz, 2007). Esa transparencia servirá para poner en práctica los beneficios que representa la implantación de estrategias de comunicación efectivas: mejorar las relaciones interpersonales, fomentar la empatía, reducir los conflictos mediante la escucha y el diálogo, evitar malentendidos, mejorar la capacidad de negociación y en definitiva, contribuir al logro de los objetivos deseados por la organización.

¿Qué tipos de comunicación existen?

Atendiendo al tipo de comunicación desarrollada por la empresa, se pueden establecer distintos tipos de comunicación según diversos criterios. Si tenemos en cuenta el estilo y canal empleados para transmitir el mensaje, podemos hablar de comunicación formal (presentada mediante canales oficiales de la empresa, generalmente de modo escrita e informal (aquella que circula fuera de los cauces oficiales de la empresa). Si consideramos la dirección del flujo de información, podemos mencionar la comunicación horizontal (desarrollada entre empleados de la misma o similar categoría laboral); vertical (entre distintas categorías laborales, estableciendo responsables en los procesos), y si consideramos el receptor del mensaje, comunicación interna (empleados de la organización), y externa (distintos públicos que no tienen una relación contractual con la organización, pero que interesa mantener relaciones y comunicaciones fluidas con ellos: clientes, medios de comunicación, sociedad, ONG’s, etc.).

Las empresas requieren activar, por lo tanto, diversos protocolos comunicacionales que favorezcan el desarrollo de la información de manera directa, y la consiguiente gestión generará como resultado una eficiente productividad (Poma et al., 2021).

Apostar por una comunicación efectiva. Recomendaciones para mejorar la comunicación en la empresa

Los principales aspectos a tener en cuenta para desarrollar una comunicación empresarial efectiva son:

• El responsable de la comunicación deber estar cualificado. En muchas ocasiones las tareas de comunicación recaen en personas que no son profesionales del ámbito de la comunicación corporativa, y compaginan estas tareas con otras dentro de la organización. La primera recomendación sería, que este tipo de funciones las desarrolle una persona cualificada. Desde la empresa, se debe enfocar y motivar al equipo a cumplir objetivos. ¿Cómo? Escuchando e informando de los mismos, mediante canales y con mensajes claros y precisos.
• Optimización de los recursos. También se debe optimizar el tiempo, pensar en la implementación de herramientas que ayuden a desarrollar tareas en el día a día y distribuyendo los recursos de modo óptimo, potenciar siempre el trabajo en equipo. Si no sabemos trabajar en equipo, no podremos trabajar de modo eficiente en ninguna empresa. Debemos evitar malentendidos y disminuir en la medida de lo posible los conflictos, buscando una solución rápida a los mismos para minimizar el impacto negativo que provocan este tipo de situaciones que pueden desencadenar crisis.
• Ambiente laboral óptimo. El aumento del desarrollo y crecimiento personal y profesional del empleado, junto con la autoestima del empleado deben ser objetivos clave de las empresas, reduciendo los niveles de estrés, escuchando, fomentando el desarrollo de desarrollando habilidades sociales, y apostando por la transparencia y la honestidad. De este modo, estableceremos relaciones sólidas y duraderas con las personas, después de todo las organizaciones son personas y si la relación entre ellas es buena, repercutirá en el buen funcionamiento de la organización.

En síntesis, la comunicación empresarial es crucial porque facilita la colaboración, mejora la productividad, fortalece las relaciones internas (ya que una comunicación efectiva permite a los empleados entender sus roles, facilita la toma de decisiones, y promueve un ambiente de trabajo positivo), y externas, ayudando a construir una imagen positiva de la empresa, detectando y anticipándose a posibles problemas. Para ello, debemos construir el edificio de la comunicación eficaz con cuatro pilares clave: claridad, compartir ideas y objetivos de modo simple y directo; escucha activa y real, enfoque en la otra persona; empatía, entender los sentimientos y motivaciones del otro; honestidad, y ética en el manejo de las comunicaciones empresariales.

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Bibliografía:

Costa, J. (1999). La comunicación en acción: informe sobre la nueva cultura de la gestión. Paidós Ibérica.

Herranz, J. M. (2007). La gestión de la comunicación como elemento generador de

transparencia en las organizaciones no lucrativas. CIRIEC-España, 57, 5-31.

Lucas Marin, A. (1997). La comunicación en la empresa y en las organizaciones. Bosch Comunicación.

Poma, C. E. M., Sánchez, V. M., & Molina, A. P. (2021). La comunicación empresarial como herramienta de apoyo en la gestión y desarrollo de las empresas. Revista Metropolitana de Ciencias Aplicadas, 4(1), 115-121.

Dra. Begoña Gómez Nieto. Directora académica del Máster Universitario en Comunicación Corporativa. Profesora Titular Faculta Economía y Empresa. UNIR.